Управление знаниями (УЗ) – это систематический процесс сбора, организации, сохранения, передачи и использования информации внутри организации для достижения целей и повышения эффективности работы. Оно включает в себя методы, инструменты и процессы, направленные на создание и распространение знаний среди сотрудников организации. Цель УЗ заключается в повышении интеллектуального капитала организации и создании условий для эффективного использования и передачи знаний.
Что такое управление знаниями простыми словами
Управление знаниями опирается на понимание того, что знания являются одним из самых ценных активов организации. Оно стремится объединить имеющиеся знания, опыт и информацию, создавая структурированные системы, базы данных, центры знаний и коммуникационные каналы. Некоторые из ключевых аспектов УЗ включают в себя:
- Захват знаний – процесс сбора и оцифровки имеющихся знаний и информации, заключенных в человеческих головах, документах, отчетах, базах данных и других источниках. Это может включать в себя документирование экспертного опыта, проектирование баз данных, проведение семинаров и интервью с ключевыми сотрудниками.
- Хранение и структурирование знаний – создание центра знаний или электронных систем, где знания могут быть организованы, классифицированы и легко доступны для пользователей. Процесс предусматривает создание баз данных, систем управления документами, построение внутренних вики или электронных форумов.
- Поддержка коллективного обучения – содействие обмену знаниями между сотрудниками и стимулирование коллективного обучения. Процесс предусматривает организацию семинаров, тренингов, внутренних лекций, проведение мастер-классов и создание коммуникационных платформ для сотрудников.
- Распространение и использование знаний – обеспечение доступа к знаниям и стимулирование их использования в рабочих процессах организации. Сюда относят распространение знаний с использованием внутренних сетей, платформ для обмена информацией и инструментов совместной работы.
- Измерение и оценка эффективности – разработка метрик и систем оценки эффективности управления знаниями. Это позволяет оценить результаты и эффективность примененных методов и инструментов, а также модифицировать процессы по мере необходимости.
УЗ имеет большое значение для организаций, поскольку позволяет извлечь преимущества из опыта сотрудников, оптимизировать рабочие процессы, сократить время на поиск информации, снизить риск потери знаний при увольнении работников и способствовать инновационности, развитию организации.
Состав системы управления знаниями (СУЗ)
СУЗ включает в себя различные компоненты, которые помогают организации собирать, организовывать, хранить, передавать и использовать знания. Вот основные составляющие системы управления знаниями:
- Центр знаний. Центр знаний является основой СУЗ и представляет собой централизованное хранилище, где знания, документы, базы данных и другая информация могут быть организованы и доступны для сотрудников организации.
- Базы данных и системы управления документами. Для эффективного управления знаниями применяются базы данных и системы управления документами, которые позволяют организовывать, хранить и манипулировать информацией и документами. Эти системы обеспечивают централизованное хранение и управление данными и документами, позволяют выполнять быстрый поиск и гарантируют доступ к необходимой информации.
- Экспертные системы. Экспертные системы используют знания экспертов в организации для автоматизации процессов принятия решений. Они содержат богатую базу знаний, связанную с конкретной предметной областью, и могут помочь сотрудникам получить рекомендации и решения на основе этого знания.
- Базы знаний и вики. Базы знаний представляют собой онлайн системы, которые позволяют сотрудникам создавать, редактировать и совместно использовать знания и информацию. Вики-страницы позволяют пользователям создавать и редактировать контент.
- Системы обучения и обучающие порталы. Системы обучения, такие как электронные учебники, онлайн курсы и обучающие порталы, являются составной частью СУЗ. Они позволяют сотрудникам получать новые знания, обучаться и повышать свою профессиональную компетенцию.
- Системы коммуникации и совместной работы. Системы коммуникации и совместной работы, такие как электронная почта, чаты, видеоконференции, форумы и социальные сети, играют важную роль в передаче и обмене знаниями между сотрудниками. Они способствуют общению, обмену идеями, решению проблем и совместной работе над проектами.
- Метрики и оценка эффективности. Для измерения эффективности системы управления знаниями используются метрики и системы оценки. Они позволяют определить, насколько успешно знания используются сотрудниками, выявить узкие места и внести необходимые изменения в процессы и системы.
Все эти компоненты взаимодействуют в рамках СУЗ для создания, организации и предоставления знаний сотрудникам и всей организации. Важно создать систему, которая будет хорошо интегрирована с бизнес-процессами организации, станет поддерживаться соответствующими политиками и культурой знаний.
Разновидности знаний
В системе управления выделяют 3 основных типа знаний:
- Явные знания – формализованы и легко выражаются языков или в форме документации. Они являются формальными, структурированными и доступными для общего использования. Явные знания могут быть описаны, документированы, представлены в виде текста, условий, диаграмм, таблиц и других форматов. Примерами явных знаний могут быть инструкции, процедуры, справочники, базы данных и документация по продукту. Они могут быть легко переданы другим людям.
- Потенциально явные знания – находятся между явными и неявными знаниями. Они включают в себя элементы неявных знаний, которые могут быть выражены и преобразованы в явные с помощью социализации или экстериоризации. Социализация – это процесс, при котором неявные знания передаются путем непосредственного общения и взаимодействия между людьми. Это может быть менторство или обучение внутри организации. Экстериоризация – это процесс превращения неявных знаний в явные путем документирования, моделирования или кодирования. Потенциально явные знания включают в себя навыки, опыт, интуицию и неформализованное знание.
- Неявные знания – труднее выражаются и передаются. Суть таких знаний заключается в индивидуальном опыте, интуиции, навыках, внутренних представлениях и понимании. Они обычно сложны для формулировки и представления в языковой или формализованной форме. Неявные знания могут включать в себя навыки вождения автомобиля, интуитивное понимание клиентов, культурные нормы и привычки. Чтобы передать неявные знания, может потребоваться социализация, участие в совместной деятельности или наблюдение и подражание.
Понимание и управление разными типами знаний имеет важное значение для эффективного использования и передачи ключевой информации внутри организации. Успешная система управления знаниями должна поддерживать все 3 типа знаний, способствуя их преобразованию, передаче и использованию в рабочих процессах организации.
Базы извлеченных уроков (БИУ)
БИУ используются для сбора, хранения и доступа к информации о прошлых опытах, уроках, проблемах и успехах, которые возникли в рамках выполнения проектов или задач. Они играют важную роль в УЗ и обеспечивают ценные уроки для будущих проектов и деятельности организации. Выделяют несколько особенностей баз извлеченных уроков:
- Сбор информации. В БИУ собирается информация о проблемах, ошибках и успехах проектов или определенных событиях. Эта информация может быть собрана путем ведения журналов, проведения анализа послепроектного обзора или опросов участников проектов.
- Организация и структурирование. Информация о уроках и ошибках организуется и структурируется в базе данных для облегчения поиска и доступа. Она может быть классифицирована по различным категориям, таким как тип проекта или область проблемы, что позволяет легко находить релевантную информацию.
- Доступ и распространение. БИУ должны быть доступны и распространяться среди сотрудников организации. Это может быть достигнуто путем использования внутреннего веб-портала, электронной почты, системы управления документами или других средств коммуникации, которые позволяют обмениваться информацией о уроках и передать их другим проектам.
- Анализ и использование. Регулярный анализ информации в базах извлеченных уроков позволяет идентифицировать общие тенденции, ошибки, проблемы и успехи, которые могут быть использованы для улучшения будущих проектов. База данных может также содержать рекомендации и руководства по применению извлеченных уроков для минимизации повторных ошибок и оптимизации процессов.
- Обновление и поддержка. Базы извлеченных уроков должны регулярно обновляться и поддерживаться, чтобы учитывать новые проекты и изменения в организации. Это может включать в себя периодическую рецензию информации, удаление устаревших сведений и добавление новых уроков и опыта.
БИУ играют важную роль в управлении знаниями и позволяют организациям извлекать ценные уроки из прошлых опытов, чтобы улучшить свою работу. Они способствуют обмену опытом, предотвращению повторных ошибок и повышению эффективности выполнения задач и проектов.
Как определить расположение компетенций
Определение местонахождения компетенций – это процесс идентификации и оценки навыков, знаний, качеств и поведенческих характеристик сотрудников в организации. Целью этого процесса является создание карты, которая помогает организации понять, какие компетенции имеются у сотрудников и в каких областях их можно применить наилучшим образом.
Процесс определения местонахождения компетенций включает в себя следующие ключевые шаги:
- Идентификация ключевых компетенций – определение компетенций, которые критически важны для успешной работы в организации. При выполнении идентификации определяют технические, мягкие навыки (коммуникация, лидерство, управление временем) и профессиональные качества.
- Оценка сотрудников – процесс оценки сотрудников по их способностям в соответствии с заданными компетенциями. Это может быть выполнено с помощью индивидуальных собеседований, анкетирования, 360-градусной обратной связи и других методов оценки.
- Создание карты компетенций – она отображает, какие компетенции находятся у сотрудников и где они показаны в наилучшем свете. Карта может быть представлена в виде матрицы или диаграммы, которая наглядно показывает наличие и отсутствие определенных компетенций.
- Анализ результатов – изучение собранных данных для выявления пробелов в компетенциях в организации, а также определение областей, требующих дополнительного развития или обучения.
- Применение результатов – использование карты компетенций в процессе принятия решений о перестановках, продвижении, обучении и развитии сотрудников. Карта компетенций может быть полезной для определения требующихся обучающих программ, формирования команд и оптимизации бизнес-процессов.
Определение местонахождения компетенций позволяет организации более эффективно использовать сотрудников, а также выстраивать стратегии развития и обучения, соответствующие потребностям. Это помогает создать более эффективные и устойчивые кадровые решения, обеспечивает улучшение производительности и качества работы.
Этапы развития СУЗ
Существует несколько распространенных моделей развития систем управления знаниями, каждая из которых определяет определенные этапы развития. Например, может использоваться модель «Пирамида зрелости». Она включает в себя такие стадии:
- Начинающий. Организация не имеет формальных процессов УЗ, знания хранятся только у отдельных сотрудников.
- Осознание. Организация осознает важность управления знаниями и начинает формализовывать некоторые процессы.
- Установление. Начинают разрабатываться и внедряться стандарты и процедуры УЗ.
- Интеграция. Управление знаниями становится интегральной частью бизнес-процессов и систем организации.
- Инновация. Организация становится инновационной и активно использует знания для достижения конкурентных преимуществ.
Также выделяют модель «Спираль развития». Она заключает в себе такие этапы:
- Определение целей и потребностей УЗ, проведение исследований.
- Разработка и внедрение процессов, систем и структур управления знаниями.
- Распространение и использование знаний среди сотрудников и внедрение практик УЗ.
- Оценка эффективности системы управления знаниями и внесение необходимых улучшений.
Также выделяют модель «5 стадий компетенции». Основные ее этапы таковы:
- Некомпетентность – нет понимания важности УЗ.
- Осознание – понимание проблемы нехватки знаний, осознание необходимости развития управления знаниями.
- Компетентность – разработка и внедрение практик и инструментов УЗ.
- Подсознательная компетентность – автоматическое применение управления знаниями без сознательного усилия.
- Растущая компетентность – стабильное и непрерывное совершенствование и развитие УЗ.
Эти модели заключают в себе несколько стадий развития систем управления знаниями и помогают организациям понять, насколько они продвинуты в использовании, поддержке и создании знаний в своих процессах и практиках. Организации могут использовать эти модели для планирования и оценки своего развития в области УЗ.
Заключение
Системы управления знаниями могут столкнуться с различными проблемами, которые затрудняют эффективное функционирование и использование знаний в организации. Выделяют такие известные проблемы:
- Недостаток участия и поддержки руководства. Без активной поддержки высшего руководства и участия ключевых заинтересованных сторон СУЗ могут страдать от недостатка ресурсов, непоследовательности и неосведомленности других сотрудников. Руководство должно ясно определить стратегию и цели управления знаниями, поощрять участие сотрудников.
- Недостаток мотивации и культурных изменений. Внедрение СУЗ может потребовать изменения культуры работы в организации. Если у сотрудников отсутствует мотивация для активного участия в обмене знаниями или они сопротивляются культурным изменениям, это может ограничить эффективность и успех системы.
- Неэффективные сбор и классификация знаний. Сбор и классификация знаний могут вызывать трудности. Если процессы сбора информации не оптимизированы или отсутствует хорошо разработанная структура классификации, поиск знаний и пользование ими могут стать затруднительными.
Чтобы преодолеть эти проблемы, организации должны обратить внимание на обеспечение активной поддержки руководства, разработку мотивационных механизмов, создание благоприятной информационной среды. Также нужно обеспечить налаживание эффективных процессов сбора и классификации знаний, обновление системы и распространение информации внутри организации.
