Многие предприятия уже адаптировались к внедрению электронного документооборот. Однако у службы отдела кадров нередко возникает масса вопросов относительно назначения и выбора подходящих электронных цифровых подписей. Данные средства верификации документов необходимы как для индивидуальных предпринимателей и небольших фирм, так и для крупных организаций.
Работникам кадрового отдела необходимо пользоваться ЭП (электронными подписями) для корректного оформления внутренних документов, включая приказы руководителей, отчетность для органов Росстата, ФНС, СФР. Цифровые средства верификации законодательно приравнены к рукописным аналогам. В них содержатся сведения относительно личности владельца. Подписание документов электронными средствами обеспечивает их юридическую значимость.
Зачем и когда используются электронные подписи
Деятельность любой компании предполагает наличие правоотношений с государственными структурами, контрагентами, фрилансерами, заказчиками, исполнителями из других городов. В результате возникают сложности в оперативном обмене документами.
Пересылка бумаг по почте имеет достаточно низкую эффективность ввиду длительного срока доставки писем. Существует опасность утери важных конфиденциальных сведений. У сторон может возникнуть необходимость срочной корректировки содержания документации. Это может спровоцировать существенную задержку сроков и осложнение деловой коммуникации.
Выходом из данной ситуации стал электронный документооборот, закрепленный на законодательном уровне. В 2011 году представители власти утвердили Закон № ФЗ-63 с положениями о правилах выдачи и применения электронной подписи. Цифровой документ с ЭП был приравнен к бумажному оригиналу.
Комментарий эксперта: Важно понимать отличие электронной подписи от рукописного варианта. ЭП может идентифицировать держателя как физическое лицо, индивидуального предпринимателя, представителя компании. С 2023 года в центрах ФНС РФ можно оформить обезличенную электронную подпись для организации. Она подходит для беспрепятственной интеграции с информационными системами и автоматизированного подписания кадровой документации.
Назначение электронной подписи
Среди задач, которые решаются в ходе применения электронной подписи:
- Доказательство целостности цифровой информации.
- Упрощение порядка идентификации подписавшей документ личности и содержания ее компетенции.
- Гарантия подписания документа определенным лицом – владельцем ЭП.
- Определение даты проставления подписи.
- Придание документу юридической силы.
Как итог, цифровые сведения будут приниматься органами государственной власти и организациями.
Особенности функционирования электронной подписи
Онлайн-подпись выполнена в виде отдельного файла с программным обеспечением. Она создана с применением средств криптозащиты информации (СКЗИ).
После проставления электронной подписи программное обеспечение генерирует хэш-сумму. Данные о держателе подписи шифруются и закрываются ключом. Файл с ЭП может храниться на:
- Внешнем диске.
- Персональном компьютере.
- Облачном сервере.
- Планшете или смартфоне.
- Флеш-накопителе.
- Защищенной от перезаписи флеш-карте (токен).
Подпись представляет собой уникальную последовательность символов. Неизменность данных гарантируется за счет специального шифровального ключа. При оформлении электронной цифровой подписи происходит генерация 2 ключей:
- Закрытый. Используется для подтверждения оригинальности ЭП. Закрытый ключ хранится вне зон постороннего доступа.
- Открытый. Подразумевает последовательность символов, составляющую персональную подпись обладателя. Открытый ключ можно демонстрировать.
В каждом ключе содержатся сведения относительно:
- Лица, оставившего цифровую подпись на онлайн-документации.
- Полномочий подписавшего гражданина или предпринимателя.
- Органа, выдавшего ЭЦП.
Электронная документация признается действительной, если при открытии сведений программа успешно обрабатывает хэш-сумму и сопоставляет данные. Если информация совпадает, значит документ оригинальный и не подвергался корректировкам. Если символ был изменен, то программа сообщает о несовпадении и ЭП не считают действительной. Такой документ не имеет юридической силы.
Специальный сертификат подтверждения нужен, чтобы доказать принадлежность ключа владельцу. В нем отражаются наименование и статус держателя. Каждый сертификат подписывается специалистами удостоверяющего центра, в котором он был выдан.
Комментарий эксперта: Применение электронной подписи повышает удобство ведения кадрового документооборота. Организации вынуждены ежедневно обмениваться большим объемом корпоративных сведений с государственными органами, контролирующими службами, банками, контрагентами.
Наличие ЭП позволяет дистанционно подписывать документацию для пересылки, направлять налоговую отчетность, подавать заявки на участие в онлайн-торгах, оформлять имущество, выполнять финансовые операции, заключать договоры с персоналом удаленно, получать госуслуги, проходить лицензирование и патентование.
Мгновенная отправка информации адресатам существенно сокращает время передачи корреспонденции. Отсутствует необходимость отправки бумажных оригиналов. Наличие систем многоуровневой защиты позволяет предупреждать подделку сведений.
ЭП для кадровой службы и сотрудников предприятия
Оформление ЭП необходимо таким работникам организации как руководитель кадровой службы, главный бухгалтер и начальник HR‑отдела. Она требуется для верификации трудовых договоров, больничных, документов кадровой отчетности для органов СФР и Росстата. Для этих целей необходима УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись).
Кадровая служба на может полноценно функционировать без наличия ЭП. В этом случае представитель компании не сможет направить отчетность в установленной законом форме в контролирующие инстанции. Современные формы отчетности предполагают обязательную верификацию перед сдачей.
Представители организации могут получить ЭП в ФНС РФ, специальных аккредитованных центрах или банках. Для оформления ключа необходимо представить следующие данные:
- Заявление.
- Образец обычной рукописной подписи.
- Заверенная копия паспорта.
- СНИЛС, ИНН.
Работники фирмы также могут иметь персональные ЭП. Они требуются для подписания трудовых контрактов, приказов, служебных записок, заявлений и инструкций. Для этих целей может применяться неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Организация может заниматься оформлением ЭП для сотрудников на основании специального соглашения.
Стоимость подписи складывается из количества доступных услуг. Например, ЭП дают возможность личного или корпоративного применения, участия в онлайн-торгах. Организация, выдающая ЭП, загружает файл с сертификатом, лицензионной крипто-программой и библиотекой. Сотрудники аккредитованной компании производят сервисную поддержку пользователей.
Что такое НЭП
Под НЭП подразумевается неквалифицированная подпись, создаваемая путем применения программ шифрования. Данный формат часто применяется физическими лицами, которым требуется обрабатывать большой объем внутренних документов.
НЭП подходит для оформления электронного документооборота между несколькими контрагентами при условии предварительной договоренности (для этого оформляется двустороннее соглашение). Однако стоит иметь ввиду, что при рассмотрении дела в суде НЭП часто недостаточно для подтверждения юридической силы и подлинности документации.
Неквалифицированная подпись обладает ограниченным функционалом. Обычно ее используют для верификации документов, не требующих проставления печати (заявления, служебные записки). Обычно применение НЭП допускается в рамках внутреннего электронного документооборота (ЭДО) предприятия.
Благодаря этому инструменту стороны могут вносить в правовые документы необходимые изменения после их подписания. Данные операции возможны после заключения дополнительного соглашения о признании юридической силы НЭП.
Комментарий эксперта: Документация с НЭП имеет ограниченную юридическую силу. Она не подходит для оформления отчетности, предназначенной для передачи в государственные органы власти.
Что такое УНЭП
Усиленная неквалифицированная подпись имеет два ключа. Она также обладает ограниченным функционалом и не является полноценной заменой собственноручной подписи. УНЭП считается альтернативой личной подписи на бумаге при условии предварительной договоренности контрагентов.
Согласно поправкам в ТК РФ (ФЗ № 377-ФЗ и ФЗ № 407-ФЗ) с помощью УНЭП разрешено верифицировать электронные кадровые документы, кроме:
- Приказа об увольнении.
- Инструктажа по охране труда.
- Акта о несчастном случае.
Перечисленные документы необходимо составлять только в бумажном виде. С помощью УНЭП можно участвовать в онлайн торгах, однако число доступных операций может быть ограниченным.
Среди положительных моментов оформления усиленного варианта НЭП по сравнению с КЭП (квалифицированной электронной подписью):
- Возможность получения средства верификации без лишних финансовых затрат.
- Быстрота выдачи. При получении файла сотруднику не требуется лично посещать аккредитованный центр для подготовки персонального сертификата. Сведения УНЭП уже хранятся в корпоративных информационных системах.
- Практичность подписи. УНЭП может применяться в абсолютном большинстве рабочих операций организации. Подпись используют в случаях, когда не требуется представлять интересы предприятия перед третьими лицами. Для полноценного взаимодействия с должностными лицами и торговыми площадками необходимо иметь УКЭП.
- Гарантия безопасности электронного документооборота. УНЭП обеспечивает необходимый уровень защиты внутренних документов организации. В ней используются механизмы, сходные с УКЭП (криптошифровальное ПО). При изготовлении применяется закрытый и открытый ключ.
- Возможность идентифицировать подписавшее лицо, выявить факты внесения изменений в электронный документ после подписания.
С помощью УНЭП возможно верифицировать такие операции как:
- Оформление трудового договора с работниками, приказа о дисциплинарном взыскании, договора о материальной ответственности, согласия на перевод, ученического договора.
- Подписание иных кадровых документов, которые разрешено вести в электронном формате.
Комментарий эксперта: УНЭП отличается высоким удобством для пользователей. Для применения подписи сотрудникам отдела кадрам не требуется скачивать и настраивать сложное программное обеспечение. Например, для использования УКЭП держателю подписи необходимо применять такое ПО как КриптоПРО.
При использовании УНЭП можно выполнять подпись с персонального компьютера или мобильного телефона. Это позволяет оперативно верифицировать нужные документы, находясь в любом месте.
Важным условием для применения УНЭП при ведении электронного документооборота является наличие такого пункта в трудовом договоре с сотрудником. Данные требования распространяются на трудовые отношения с персоналом на удаленке, при разъездном характере работы.
Плюсы ЭП
Применение НЭП и УНЭП позволяет существенно облегчить работу специалистов кадрового отдела, обеспечивая повышение безопасности ведения деловой документации. Специалисты кадрового отдела получают ограниченный доступ к работе с УНЭП. Электронная подпись защищена от кражи, поскольку возможность использования появляется у лица только после входа в персональную учетную запись в корпоративной системе.
Разработчики используют надежную платформу доверенных сервисов, аттестованных согласно федеральному законодательству. Чтобы подтвердить подписание документов, применяется двухфакторная авторизация. На электронный почтовый ящик кадрового работника приходит код, который необходимо ввести для успешного выполнения действия.
ЭП нельзя воспользоваться даже после кражи рабочего компьютера. Сотрудникам важно сохранять конфиденциальность пароля от учетной записи. В случае потери или кражи пароля следует сообщить в службу безопасности компании. Дополнительные нюансы использования электронной подписи:
- Возможность вести работу с сотрудниками, которые находятся вне офиса.
- Оперативное оформление электронной подписи, онлайн отслеживание статуса готовности ключа. Идентификация личности будущего владельца ЭП происходит без визита в аккредитованный центр.
- Возможность легитимно обеспечить юридическую значимость кадровой документации.
- Не нужно подбирать и осваивать сложные криптографические программы. Для применения НЭП и УНЭП требуется наличие подтвержденного аккаунта Госуслуг, мобильного телефона и электронной почты, на которые приходит код активации токена.
- Точное установление даты и времени верификации документов. Сотрудникам кадрового отдела важно понимать, что ЭП не могут подписать документ задним числом. Если деловые партнеры просят оформить документы на другую дату, потребуется воспользоваться бумажной формой. В противном случае у компании могут возникнуть проблемы при прохождении проверки контролирующих органов власти.
Заключение
- Применение электронной подписи является важным условием ведения кадрового документооборота. ЭП подходит для подготовки большинства корпоративных документов, составленных онлайн и требующих личной подписи сотрудников предприятия.
- Работникам отдела кадров необходимо разбираться в разных типах электронных подписей (НЭП и УНЭП), чтобы корректно использовать их при формировании документооборота. Необходимо отличать функционал и способы получения отдельных ЭП.
- При выборе подходящей категории электронных подписей для физических и юридических лиц нужно обращать внимание на вид подтверждаемых документов, задачи владельца подписи, актуальные требования законодательства.
- Длительность действия электронной подписи составляет один год с даты выпуска. По прошествии года сертификат ЭП необходимо перевыпустить.
