Правовое регулирование электронного документооборота в России

Электронный документооборот (ЭДО) – это система обмена и хранения документов в соответствующей форме. Он позволяет упростить и ускорить процессы обмена информацией между организациями, а также улучшить контроль и безопасность документов.

Правовое регулирование ЭДО является важной составляющей его функционирования. Регулирование может проводиться на разных уровнях: международном, национальном и региональном. Оно предоставляет основу для доверия и законности использования электронных документов (ЭД), а также устанавливает правила и стандарты для их обработки и обеспечения конфиденциальности.

Основы правового регулирования электронного документооборота

Международное правовое регулирование ЭДО основано на договорах и соглашениях. Например, в 1996 г. было принято Соглашение Организации Объединенных Наций об использовании электронных сообщений в международном контрактном документообороте (UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce). В этом соглашении установлены правила для использования электронных сообщений в международном договорном обороте, а также оказания услуг.

На национальном уровне каждая страна устанавливает свое правовое регулирование ЭДО в соответствии со своими законодательными актами. Это может быть введение специальных законов, нормативов и стандартов. Например, в России ЭДО регулируется Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» №63 и Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149. Эти законы устанавливают правила для использования электронной цифровой подписи, а также требования к документам и их обработке.

Одним из важных аспектов правового регулирования ЭДО является вопрос о признании ЭД равнозначными бумажным. В большинстве стран законы и нормативные акты предусматривают, что ЭД имеют такую же юридическую силу и эффект, как и бумажные. Однако это требует соблюдения определенных условий, таких как использование электронной цифровой подписи или других средств идентификации и аутентификации.

Другой важный аспект правового регулирования ЭДО – это вопрос о конфиденциальности и защите личных данных. Согласно законам и нормам, организации должны принимать меры для защиты личных данных, передаваемых и хранящихся в ЭД. Это может включать в себя шифрование данных, контроль доступа и аутентификацию пользователей.

Также правовое регулирование ЭДО устанавливает правила и требования для сохранения ЭД. Организации обязаны устанавливать системы архивации, которые обеспечивают сохранность ЭД на протяжении всего срока их действия. Это может включать в себя создание резервных копий, обеспечение доступа к архивам и долгосрочное хранение данных.

Одним из важных аспектов правового регулирования ЭДО является вопрос о доказательной силе ЭД. Законы и нормативные акты устанавливают требования для сохранения целостности и недоступности ЭД, а также процедуры и правила для их использования в качестве доказательства в судебных процессах.

Несмотря на то, что правовое регулирование ЭДО уже существует и имеет свои нормы и стандарты, вопросы о его дальнейшем развитии и усовершенствовании остаются актуальными. Развитие технологий и изменение потребностей организаций предполагает необходимость в постоянном обновлении правил и требований для использования ЭД.

Что представляет собой электронный документооборот

ЭДО представляет собой задокументированные данные, которые представлены в электронном формате. Такой формат означает, что человек может воспринимать информацию с применением ЭВМ, мобильных гаджетов. Кроме того, информацию можно передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать в специальных системах.

ЭДО является:

• аутентичным – это означает, что электронный документ идентичен бумажному;
• достоверным – информация в электронном документе полна, точно представляет операции, которые подтверждаются;
• целостным – после того, как электронный документ создан, в него не вносятся какие-либо коррективы;
• пригодным для применения – электронный документ может быть локализован и воспроизведен в любое время.
• Электронным документом может считаться скан документа, файл, который создали в редакторе текста.

ЭДО можно формализовать, то есть составить так, чтобы программы обеспечили возможность его распознания. Также есть неформализованные электронные документы. В рамках обмена ЭДО можно применять как формализованную, так и неформализованную документацию. Исключение – ситуации, когда законодательно утверждается обязательный формат для обмена определенным документом, к примеру, форма счета-фактуры.

Что представляет собой электронная подпись (ЭП) и ее типы

ЭП – это криптографический механизм, который позволяет установить авторство ЭД или сообщения, а также обеспечить его целостность и непротиворечивость. ЭП используется для проверки того, что ЭД не был изменен после создания и что он был создан конкретным автором.

Выделяют такие виды ЭП:

• Простая ЭП. Простая ЭП использует методы криптографии для создания уникального кода, который связывается с ЭД или сообщением. Этот код может быть проверен для подтверждения авторства и целостности документа. Простая электронная подпись не требует использования инфраструктуры открытых ключей (PKI) и обычно используется для небольших документов или сообщений.
• Неквалифицированная ЭП. Такая электронная подпись также использует методы криптографии, но, в отличие от простой ЭП, она требует использования инфраструктуры открытых ключей. Цифровая ЭП обеспечивает более высокий уровень безопасности и надежности, так как она использует пару ключей – приватный и публичный. Приватный ключ известен только владельцу, в то время как публичный распространяется для проверки подписи. Цифровая ЭП широко используется в коммерческих и правительственных секторах для обеспечения безопасности ЭД и сообщений.
• ЭП с использованием сертификатов. Эта форма электронной подписи использует сертификаты, которые выдаются доверенными сторонами, такими как сертификационные центры. Сертификат содержит информацию о владельце, его публичном ключе и других данных, необходимых для проверки подписи. ЭП с использованием сертификатов обеспечивает дополнительный уровень доверия и безопасности, так как она позволяет проверять подлинность сертификата и его целостность.
• Биометрическая ЭП. Биометрическая электронная подпись основана на использовании уникальных физических или поведенческих характеристик человека, таких как отпечатки пальцев, голос или подпись. Биометрическая ЭП обеспечивает высокий уровень идентификации и безопасности, так как она связывает ЭД или сообщение с конкретным человеком. Однако биометрическая ЭП может быть сложной в реализации и требует специализированного оборудования для считывания биометрических данных.
• Мультифакторная ЭП. Мультифакторная электронная подпись использует комбинацию 2 или более факторов для проверки подписи. Это может быть сочетание приватного ключа, биометрических данных и/или ПИН-кода. Мультифакторная ЭП обеспечивает высокий уровень безопасности и защиты от несанкционированного использования.

Все виды электронных подписей имеют свои преимущества и недостатки, и выбор конкретного вида зависит от требований безопасности и удобства использования. Однако все они служат одной цели – обеспечить авторство, целостность и непротиворечивость электронных документов и сообщений.

Юридическая значимость подписанной посредством ЭП документации

Юридическая сила документов, подписанных ЭП, не зависит от их объема или количества символов. Она определяется законодательством страны, которое устанавливает правовой статус электронных подписей и признает их юридическую значимость.

В большинстве стран ЭП имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумажные подписи, при условии, что они соответствуют требованиям закона. Может потребоваться использование сертификатов от доверенных сторон или соблюдение специальных процедур для создания и проверки подписи.

Какие законодательные акты РФ регулируют ЭДО

Основными нормативно-правовыми актами России, регулирующими электронный документооборот, являются:

• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Данный закон устанавливает правовые основы использования ЭП, ее юридическую значимость и требования к сертификатам ключей.
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В данном законе содержатся общие положения о документообороте, включая ЭДО.
• Постановление Правительства РФ от 25 января 2013 г. № 18 «О порядке использования электронной подписи при осуществлении государственных и муниципальных услуг». Данное постановление устанавливает порядок использования ЭП при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
• Постановление Правительства РФ от 31 октября 2013 г. № 1018 «Об утверждении требований к порядку формирования и ведения электронного документооборота». В данном постановлении устанавливаются требования к формированию, ведению и хранению ЭДО.
• Постановление Правительства РФ от 17 ноября 2017 г. № 1416 «Об утверждении Правил организации работы с электронными документами и электронным документооборотом». В данном постановлении устанавливаются правила организации работы с электронными документами и ЭДО, включая требования к созданию, передаче, хранению и использованию ЭД.

Эти нормативно-правовые акты являются основой для регулирования ЭДО в России и устанавливают правила и требования к использованию ЭП и электронных документв.

Обязательный ЭДО для маркированной продукции

С 1 января 2020 г. в России введен обязательный ЭДО для маркированных товаров. Это означает, что производители и поставщики товаров должны осуществлять обмен электронными документами с использованием специальной системы маркировки товаров. Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими обязательный ЭДО для маркированных товаров, являются:

• Федеральный закон от 29 декабря 2017 г. № 425-ФЗ «О маркировке товаров». В данном законе устанавливаются общие положения о маркировке товаров и обязательность осуществления ЭДО при ее выполнении.
• Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2018 г. № 1646 «Об утверждении требований к документам, представляемым участниками оборота маркированных товаров, и порядка их представления». В данном постановлении устанавливаются требования к электронным документам, которые должны предоставляться при осуществлении маркировки товаров.
• Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2018 г. № 1632 «Об утверждении требований к системе маркировки товаров». В данном постановлении устанавливаются требования к системе маркировки товаров, включая требования к электронным документам, используемым при маркировке.

Эти нормативно-правовые акты определяют порядок и требования к осуществлению обязательного ЭДО для маркированных товаров в России. Они устанавливают правила предоставления и обработки электронных документов, необходимых для маркировки товаров и контроля их оборота.

ЭДО в сфере государственных закупок

В области госзакупок в России также применяется ЭДО. Основным нормативно-правовым актом, регулирующим эту сферу, является Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». В данном законе устанавливаются правила проведения государственных и муниципальных закупок, включая требования к ЭДО.

Согласно этому закону, госзаказчики и участники госзакупок должны осуществлять обмен электронными документами при проведении процедур закупок. Для этого используются специализированные электронные площадки, на которых размещаются информация о закупках, документы и предложения участников.

ЭДО в области госзакупок позволяет сделать процесс более прозрачным, эффективным и экономически выгодным. Он упрощает процедуру подачи и рассмотрения заявок, позволяет автоматизировать многие этапы закупочного процесса и обеспечивает контроль за его проведением.

Также для регулирования в области госзакупок приняты различные нормативные акты, включая постановления Правительства РФ, приказы Федеральной антимонопольной службы и других органов. Эти акты определяют требования к электронным документам, порядок их представления и обработки, а также устанавливают правила взаимодействия между участниками госзакупок при использовании электронных площадок.

Заключение

В кадровом делопроизводстве также широко применяется ЭДО. Он позволяет упростить и ускорить процессы, связанные с учетом и обработкой кадровых документов. Основными документами являются Трудовой кодекс Российской Федерации и нормативные акты Министерства труда и социальной защиты РФ. С помощью ЭДО можно осуществлять следующие процессы:

• Подача и обработка заявлений о приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в кадровом составе. Сотрудники могут подавать заявления в электронной форме, а кадровые службы могут быстро обрабатывать их, сокращая время на выполнение административных процедур.
• Ведение электронных табелей учета рабочего времени. Сотрудники могут отмечать свое рабочее время в специальных программных приложениях, а данные автоматически передаются в систему учета.
• Подготовка и обработка документов, связанных с выплатой заработной платы и начислением налогов и отчислений. ЭДО позволяет автоматизировать расчеты и формирование документов, связанных с оплатой труда.
• Хранение и архивирование кадровых документов. Все документы могут быть сохранены в электронном виде, что обеспечивает их сохранность и доступность.
• ЭДО в кадровом делопроизводстве позволяет сократить бюрократические процедуры, увеличить эффективность работы кадровых служб и повысить прозрачность процессов, связанных с управлением персоналом.

ЭДО все активнее внедряется в современные организации. Множество преимуществ, которые он обеспечивает компаниям, объясняют это. Система позволяет фирме снизить расходы на бумагу, печать, доставку документации. Кроме того, она избавляет от необходимости физически хранить и архивировать документацию.

Повышение точности передаваемой информации минимизирует риск допущения ошибок, способных отразиться на прибыли организации. Главное – знать основные законодательные акты, которые регулируют ЭДО, включают в себя правила его ведения, обмена информацией между разными сотрудниками.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)