Программы для управления персоналом

Кадровые службы предприятий и HR-менеджеры занимаются не только набором и оформлением сотрудников на работу. Они также обеспечивают профессиональное обучение и повышение квалификации персонала, оценивают и контролируют текучесть кадров, принимают участие в управлении персоналом, готовят статистические и аналитические отчеты, а также многие другие кадровые документы. Очевидно, что при таком объеме работы и информации, деятельность HR отделов должна быть автоматизирована по максимуму. Для этого сегодня используются специальные программы для управления персоналом. 

В условиях многозадачности и постоянного дефицита времени такое программное обеспечение существенно упрощает решение большинства вопросов, возникающих в процессе работы с персоналом. С его помощью можно освободить специалистов кадровой службы от ежедневных рутинных операций, выделить время для решения более важных задач. 

Программы для управления персоналом — что это? 

Программное обеспечение для управления персоналом —  информационная система, состоящая из большого числа инструментов и сервисов, предназначенных для организации работы кадровых служб на предприятии. Средние и крупные компании, с большим количеством сотрудников, как правило, используют комплексные программные продукты, рассчитанные на автоматизацию следующих процессов:

• Управление талантами (talent management) — с помощью HR-систем можно автоматизировать все задачи, связанные с поиском, удержанием и мотивацией перспективных сотрудников. 
• Управление знаниями (knowledge management) — организация обучения персонала через их доступ к корпоративной базе знаний. 
• Ведение кадрового делопроизводства — с помощью специальных программ можно в автоматическом режиме заполнять и вести личные карточки сотрудников, табели учета рабочего времени, приказы и многие другие кадровые документы. 
• Систематизация и обработка данных для составления отчетов. Информационные системы позволяют изучать успешность и эффективность различных HR проектов, представлять подборки информации в наглядном виде (таблиц, графиков, схем), вести комплексную отчетность по всем основным HR-показателям. 
• Управление внутрикорпоративными коммуникациями — взаимодействие работников всех структурных подразделений посредством чатов, интернет-сервисов, блогов, форумов. 

Помимо поддержки различных кадровых процессов, ПО для управления персоналом также выполняет функции базы данных, выступает в роли источника объективной, достоверной стратегической информации, необходимой для принятия важных управленческих решений. 

Виды программ для управления персоналом

На российском IT-рынке представлены разнообразные HR-решения, рассчитанные на удовлетворение различных запросов и потребностей бизнеса. Условно, их можно разделить на несколько групп:

• HRIS (Human Resource Information System) — информационная система управления человеческими ресурсами, кадровой политикой и процедурами в коммерческих организациях. ПО включает разные модули и инструменты, направленные на решение следующих задач: подбор персонала (ATS — система отслеживания кандидатов), расчет зарплаты, рабочие процессы, профессиональное обучение, аттестация и развитие работников, администрирование льгот, подготовка отчетности, ведение графика рабочего времени. 
• HCM (Human Capital Management) — система управления человеческим капиталом. В программе имеются все инструменты и возможности HRIS, при этом дополнительно в ней предусмотрен функционал для эффективного управления талантами (модуль TMS), онбординга сотрудников, контроля расходов на заработную плату и премии персонала, управления стратегическими целями и эффективностью работы специалистов, планирования компенсаций, подготовки аналитической отчетности.
• HRMS (Human Resource Management System) — комплексная система управления персоналом, сочетающая функции HRIS и HCM, дополненные модулем управления проектным временем и опциями для автоматического расчета зарплаты.  ПО позволяет всего лишь в несколько кликов мыши выгружать отчеты по активности специалистов, их производительности и эффективности, выполнять глубокую аналитику, организовывать внутреннюю коммуникацию. 

Особенности применения HR-сервисов 

Хорошее программное обеспечение для управления персоналом должно соответствовать нескольким основным требованиям:

• Внутренняя согласованность — данные, хранящиеся и используемые в одном модуле, должны быть доступны в других. Например, очень удобно, когда на основании информации из модуля рекрутинга можно автоматически создавать личные карточки вновь принятых сотрудников. Отсутствие в программном обеспечении подобной согласованности серьезно усложняет рабочий процесс в HR.
• Комплексное управление всеми бизнес-процессами — в идеале одна система должны обрабатывать все HR-процессы, реализуемые внутри организации. 
• Наличие инструментов для подготовки отчетности — очень важно, чтобы система позволяла создавать отчеты, вести аналитику по различным параметрам. В некоторых программных продуктах имеется персонализированная панель активности, которая позволяет отслеживать определенные HR-метрики.
• Возможность интеграции выбранного ПО с другими сервисами, приложениями — это могут быть популярные мессенджеры, порталы по трудоустройство. Если в программе отсутствуют нативные интеграции, в ней, как минимум, должны быть возможности расширения базовых опций в соответствии с запросами и потребностями пользователей. 
• Удобная и интуитивно понятная конфигурация — программа, предназначенная для автоматизации кадровой работы, должна быть удобной для пользователей, не сложной в освоении. Если у сотрудников компании имеются сложности с использованием отдельных опций и функций программы — это неправильная программа. Внедрение ПО должно упрощать HR-работу, а не добавлять головной боли специалистам. 
• Инструменты управления — система должна обеспечивать быстрое получение всей необходимой кадровой информации: рабочие графики, запланированные отпуска, заработная плата и т.д. При соблюдении этого условия руководство организации сможет принимать управленческие решения, основанные на самых актуальных и достоверных сведениях. 
• Поддержка развития, обучения и оценки персонала — идеальным IT-решим не только для крупных, но и для небольших фирм станет система, в которой помимо базовых HR-функций, будут внедрены функции развития персонала, контроля производительности и эффективности работы каждого работника. 
• Доступность — в последние годы все чаще бизнес выбирает облачное ПО. Такие программы можно использовать не только с компьютера, но и со смартфона, из любой точки Земного шара выполнять различные рабочие процессы: например, HR-специалисты могут даже из дома составить приказ о приеме на работу, а руководитель компании подписать его электронной цифровой подписью. 
• Всегда актуальная и свежая информация — использование комплексных информационных систем обеспечивает максимально удобную и эффективную внутреннюю коммуникацию на различных уровнях: работодатель — сотрудник; сотрудник — HR-отдел, HR-отдел — структурные подразделения и пр. Все пользователи ПО видят актуальные данные, а руководители принимают решения на основе фактов, а не предположений. 
• Самообслуживание персонала — если у сотрудников будет возможность подачи различных кадровых документов в электронном виде (например, заявления на отпуск), это значительно снизить нагрузку на HR-отдел. 

При выборе оптимальной по всем параметрам программы для управления персоналом в компании:

1. Оцените и проанализируйте все процессы, которые реализуются в организации, составьте перечень “болевых точек” бизнеса, которые можно решить с помощью автоматизации;
2. Возможна ли интеграция выбранной программы со сторонними платформы, приложениями и сервисами для расширения базовых функций;
3. Соответствует ли выбранная система законодательным нормам РФ, корпоративным правилам и стандартам?
4. Имеется ли у программы сервисная поддержка со стороны разработчика? 

Комментарии эксперта. При подборе специализированного HR ПО решите, будете вы использовать бесплатные программные решения или готовы платить деньги за получение доступа к инновационным системам с расширенным функционалом. Чаще всего, бесплатные сервисы выбирают небольшие компании, в которых трудится 1-20 человек. Потребности и ожидания крупных предприятий и организаций они вряд ли смогут удовлетворить.  

Плюсы использования программ для управления персоналом

Внедрение в работу компании специализированного ПО для управления персоналом позволяет бизнесу получать существенные преимущества сразу по нескольким направлениям:

• Экономические плюсы — экономия рабочего времени HR-специалистов, уменьшение организационных расходов на поиск и прием новых работников, снижение административных затрат (например, на покупку и печать бумажных версий кадровых документов). 
• Организационные плюсы — повышение эффективности деятельности HR-службы за счет автоматизации большинства рутинных и повторяющихся процессов. Также ПО способствует улучшению управления талантами, обеспечивает улучшенную координацию команд, в том числе тех, которые трудятся в удаленном режиме. 
• Технологические плюсы — ускоренная обработка информации о сотрудников. Уменьшение количества ошибок из-за “человеческого фактора”. Повышение безопасности и конфиденциальности персональных данных за счет разграничения прав доступа и пр.

Отдельно стоит отметить нематериальные выгоды, связанные с улучшением коммуникаций внутри коллектива, возможностями получения обратной связи от персонала. 

Какие компании нуждаются в HR-системах?

Согласно данным статистики, более половину своего рабочего времени менеджеры по персоналу тратят на подготовку, согласование и учет документов.

Например. Менеджеры по подбору персонала ежемесячно составляют отчеты об успешности поиска и трудоустройства различных категорий персонала. Для подготовки отчетности им необходимо иметь информацию о фактических потребностях и закрытых вакансиях за определенный промежуток времени. Без специализированного ПО штатный рекрутер запрашивает сведения у специалиста по ведению кадрового делопроизводства, а затем вручную вносит их в Excel-таблицу. В комплексной полнофункциональной HRM-системе такие отчеты готовятся за считанные секунды в автоматическом режиме. 

Таким образом, в российских бизнес-реалиях в автоматизированных системах управления персоналом, нуждаются организации, хотя бы с несколькими характеристиками из представленного ниже списка:

1. Штатная численность персонала более 500 человек;
2. Сфера деятельности: розничная или оптовая торговля, образование, участие в проектах различного масштаба;
3. Наличие в компании сложной системы расчета зарплаты и премирования сотрудников;
4. Наличие обособленных структурных подразделений, филиалов, дочерний компаний;
5. Компания нуждается в привлечении высококвалифицированных кадров по узким специальностям;
6. Организация испытывает сложности, связанные с высокой текучестью персонала;
7. Часть сотрудников фирмы трудится на удаленке;
8. Руководитель стремится сделать так, чтобы его компания “шла” в ногу со временем.

Внедрение программы для управления персоналом обеспечит единый опыт для всех участников команды. Каждый сотрудник компании сможет оперативно получать необходимую ему информации, общаться с коллегами, готовить документы. Более того, прозрачность в процессах найма и трудоустройства, четкие правила и условия продвижения по карьерной лестнице, понятные цели профессионального обучения и повышения квалификации, справедливая система расчета заработной платы и премирования — все это помогает выстраивать в организации эффективную и благоприятную корпоративную культуру.  

Этапы автоматизации и внедрения HR-сервисов

Как правило, процесс внедрения оптимальной во всех отношениях программы включает 6 этапов:

1. Анализ и аудит кадровой работы — выявление возможных проблем, составление перечня задач, прогнозирование возможных ошибок и проблемных моментов, поиск путей для их устранения;
2. Разработка и согласование технического задания на внедрение;
3. Подбор подходящего программного продукта. Функционал, опции и возможности ПО должны соответствовать целям и задачам, решением которых занимаются менеджеры по персоналу на предприятии. 
4. Установка программы на компьютеры пользователей. Если решено использовать облачное решение, потребуется купить лицензию на доступ к ПО.
5. Выполнение первоначальной настройки программы: заполнение и/или загрузка баз данных, отдельных файлов, подготовка и корректировка бланков и шаблонов документов, разграничение прав доступа, интеграция со сторонними сервисами и приложениями;
6. Обучение сотрудников работе с программой. 

Комментарий эксперта. Ни в коем случае нельзя игнорировать последний этап внедрения HR-сервисов. Это может быть чревато тем, что сотрудники, недовольные нововведениями будут откровенно саботировать применение ПО или же использовать его функционал лишь частично.  

Заключение 

• Программы для управления персоналом — инновационные цифровые решения, которые помогают бизнесу решать самые разные задачи, связанные с деятельности HR-службы. 
• Компании, которые внедряют специализированное ПО, могут рассчитывать на получение внушительного списка преимуществ, количество которых будет со временем только расширяться, ведь с каждым годом появляется все новые и новые HR-технологии, позволяющие автоматизировать самые разные операции и процессы. 
• При выборе подходящего сервиса стоит заранее составить перечень задач, которые он будет решать. Перечислить имеющиеся проблемы и потребности в сфере управления персоналом, нуждающиеся в самом пристальном внимании. 

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)